Jak pisać projekt aby wygrać

To prezentacja 10 podstawowych zasad, które pomogą Ci lepiej zaprezentować projekt potencjalnym sponsorom.

Zasada 1 - unikaj rutyny

Nie ma jednego sposobu pisania wniosków, który gwarantuje otrzymanie dotacji. Przyzwyczajenie się do konstruowania wniosku o dotację, w oparciu o wypracowane kilka lat wcześniej reguły, może powodować, że np. proponujemy mało nowoczesne rozwiązania i metody realizacji lub popełniamy błędy formalne, związane z wymogami budżetowymi czy nie dołączamy niezbędnych dokumentów.

Sukcesowi nie sprzyja także popadanie w profesjonalny żargon projektowy. Z czasem stajemy się niezrozumiali, a nadal ślepo zakładamy, że wszyscy nas rozumieją.

Zasada 2 - poznaj partnera

Przed rozpoczęciem wypełniania formularzy zapoznaj się z
podstawowymi informacjami na temat partnera:
Kto daje - jaki jest charakter instytucji
Na co daje - jakie działania są priorytetowe
Komu daje - jakie instytucje mają największe szanse
Komu już dał - jaki jest "rozkład" instytucji (geograficznie, branżowo...)
Jakie stawia warunki - formalne, merytoryczne

Zapoznaj się z nagrodzonymi przez sponsora dotychczasowymi wnioskami, porozmawiaj z tymi, którzy współpracowali ze sponsorem. Poznasz wówczas "specyfikę" organizacji, z która zamierzasz nawiązać kontakt.

Zasada 3 - zrozum partnera

Poznaj i zrozum cele sponsora
Postaraj się zrozumieć cele sponsora i pomóż mu je zrealizować
Nikt nie przyznaje grantów dla samej przyjemności rozdawania pieniędzy lecz aby realizować własne cele
Generalnym celem sponsora jest inicjowanie ZMIAN (trwałych)
Twoje pomysły, cele, metody powinny odpowiadać celom, strategii, misji sponsora
Dla zrozumienia intencji sponsora zapoznaj się z zasadami konkursu grantowego (za co będą oceniać wniosek)

Częstym błędem jest traktowanie programów dotacji jako źródła finansowania statutowej działalności organizacji wnioskującej. Jeśli nasz projekt zostanie tak sklasyfikowany, szanse uzyskania grantu zmniejszają się.

Zasada 4 - bądź kreatywny

Generuj pomysły - szukaj rozwiązań
Dobry pomysł to solidna podstawa dobrej pracy
Programy pomocowe szukają nowych impulsów (pomysłów) na stare problemy
Zadziwiające pomysły, tytuły, ciekawe połączenia przykuwają uwagę czytającego

Pomysły obejmują zarówno formy i sposoby osiągania celów projektu, jak i metodykę, grupy i zakres interwencji.

Zasada 5 - bądź zrozumiały

Pamiętaj o komunikacji interpersonalnej:
Nie ma rzeczy oczywistych, jasnych i zrozumiałych dla wszystkich
Czytający Twój wniosek na pewno nie wie tego, co ty wiesz
Czytający na pewno nie wie, co z czego wynika
Czytający może nie wiedzieć, czy piszący wie, co z czego wynika
Pamiętaj, że czasem każda część wniosku czytana jest przez różne osoby, które nie mają wglądu w całość projektu

Jeśli chcesz być zrozumiały, pisz językiem adresata a nie swoim (nadawcy). Używaj jego sformułowań i definicji. Często czytający są zbyt leniwi, aby próbować interpretować Twoje sformułowania, zaś na dodatkowe wyjaśnienia nie ma czasu (zwykle jest to również niemożliwe z powodów formalnych).

Zasada 6 - bądź obiektywny

Po napisaniu aplikacji, zastanów się (spójrz na wniosek okiem obserwatora) czy jest on:
Wyczerpująco opisany
Spójny i realny
Wiarygodny i zgodny ze zdrowym rozsądkiem
Dobrze "opakowany" - ładnie i czytelnie napisany, zawiera klarowne załączniki, dostarczony w estetycznej formie, etc.
Napisany zrozumiale.

Zastanów się, czy będąc sponsorem dałbyś pieniądze na opracowany wniosek. Zastanów się, co w nim jest dobrego i poszukaj jego słabych stron. Zrób analizę SWOT wniosku. Popraw przed wysłaniem. Warto ocenić wniosek zgodnie z zasadami SMART czyli:
1. Specyficzny co do problemu (będący odpowiedzią na problem)
2. Mierzalny - to co chcemy i jak chcemy osiągnąć jest wyrażone w liczbach
3. Akceptowalny - uzgodniony z partnerami
4. Realny - możliwy do realizacji, również ze względu na możliwości realizatora
5. Terminowy - posiada realny harmonogram

Zasada 7 - buduj zaufanie i wiarygodność

Postaw na wiarygodność nie tylko wniosku, ale również organizacji.

Wiarygodność budujemy przez:
Zaprezentowanie, że wykonawcy mają właściwe kompetencje
Wskazanie na dotychczasowe osiągnięcia, które gwarantują kolejny sukces
Współpracę z partnerami. Partnerzy uwiarygodniają naszą organizację oraz projekt - jego ważność dla wielu instytucji
Prezentację siły organizacji - dotychczasowe działania finansowane ze środków własnych i zewnętrznych
Spójność projektu - umiejętność widzenia "całości"
Konstruowanie realnego budżetu (oddającego prawdziwe wartości: nie zawyżony i nie zaniżonego)
Wygląd wniosku - stylistyka, język, schludność dokumentów, uporządkowanie

Zasada 8 - przestrzegaj reguł

Zasady formalne
Wypełnienie formularza zgodnie z oczekiwaniami (jeśli piszą, że arialem, to piszemy arialem, itd.)
Załączniki - zadbajmy o wszystkie wymagane załączniki (statuty, odpisy, życiorysy) i te, które uwiarygodniają nas lub nasz projekt
Terminy składania - planuj opracowanie wniosku tak, aby dotarł na biurko adresata najpóźniej na dzień przed ostatecznym terminem
Kruczki w budżecie - nie wszystkie reguły konstruowania budżetu znajdziesz w wytycznych. Zapoznaj się z polskimi przepisami księgowymi i ogólnymi wytycznymi programów pomocowych.
Uważaj na zdania małym drukiem, które często wyrażają mało istotne zobowiązania, ale ich niewypełnienie powodować może gorszą ogólną ocenę wniosku lub w przyszłości realizacji projektu.

Przed wysłaniem sprawdź, czy spełniłeś wszystkie reguły i zasady konkursu. Nie ma nic głupszego i denerwującego niż odrzucenie wniosku z powodów formalnych.

Zasada 9 - rzetelny budżet:

Jaki ma być:
Zgodny z opisem działań
Zgodny rachunkowo (częsty błąd!)
Wyrażony we właściwej walucie
Uwzględniający zasady naliczania VAT-u (lub nie naliczania)
Czytelny i jasny
Uwzględniający ograniczenia i warunki sponsora.

Budżet jest "krwioobiegiem" projektu. Czytający budżet potrafi ocenić, na ile jesteśmy organizacją silną, wiarygodną, dobrze ocenianą przez lokalnych partnerów i przygotowaną do realizacji celów projektu. Wprawne oko dostrzega wszystkie pozycje zawyżone lub nie odpowiadające logice projektu...

Zasada 10 - "szczęście sprzyja lepszym"

Zawsze miej na uwadze, że:
Wiara cuda czyni - uwierz w siebie
Sponsorzy lubią zwycięzców
Życzliwość, pogoda ducha i osobisty optymizm - pomagają w pracy

Pamiętaj, że będziesz współpracował nie z programem pomocowym a z ludźmi, którzy tak jak my nie lubią problemów, narzekań, niesympatycznych sytuacji.

Zastanawiaj się, dlaczego sponsor "odrzucił" wniosek, ale również szukaj przyczyn Twoich sukcesów. Pomoże to w kolejnych działaniach wykorzystać Twoje mocne strony lub niwelować słabe.

Pamiętaj, że "pisanie" wniosków jest tak samo rutynową czynnością jak wiele innych. Dlatego też nie zrażaj się, jeśli nie uzyskasz wsparcia za pierwszym, drugim czy piątym razem. Podobno ledwie co dziesiąty wniosek uzyskuje dofinansowanie.

Powodzenia!!!
Dotacje   Dopłaty dla rolników